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En Ojén, a 27 de Septiembre de 2019 los miembros de la C.P. El Soto de Matbclla Club de Golf-Social a los cuales se les relaciona mas adclante, se reúnen en el Club de Golf El Soto de Marbclla, para celebrar la previamente convocada Asamblea General Extraordinaria actuando como presidente D. Jobn Webb y como Secretario/Administrador, Administraciones Rodrigue/ S.L. representada por Emilio Molcón para tratar el siguiente orden del día:
El Sr. John Webb abre la Asamblea en segunda convocatoria a las 15.30 horas con un quorum entre presentes y representados del 78,08% de los coeficientes de participación de la Comunidad. Le da la bienvenida a todos los asistentes.
Asistentes:
| Bjorn Svensvink (C.P. La Floresta Sur) | 2,6% |
| Bjorn Svensvink Representa a C.P. Marbella Hill View | 7,51% |
| Paul Cossin.s (C.P. Mirador del Golf) | 27,93% |
| Ivan Waring (C.P. Las Lomas del Soto 1 ) | 8,38% |
| John Wcbb (C.P. El Bosque de La Mairena) | 6,36% |
| John Wcbb Representa a C.P. Floresta La Mairena | 2,28% |
| John Wcbb Representa a Taylor Wimpey | 13,61% |
| José Prunello (C.P. El Soto de Marbella II-Fase II-) | 9,41% |
John Webb toma la palabra y explica a los presentes que estamos en esta Asamblea Extraordinaria para aprobar una cuota extra de 4O.OOO€ que nos permita afrontar los pagos de las facturas pendientes y los futuros pagos basta fin de año. Se han hecho trabajos durante este año como la reparación de las paredes del gimnasio, instalación de nueva bomba en nuestro lago (por rotura de la anterior -esperamos también una futura factura de Acosol-), reparaciones del riego como la que recientemente hubo que hacer teniendo que contratar a una excavadora y cambiar 7 metros de sección de tubería, etc. No obstante, como ya se explicó en nuestra reunión del 11 de Septiembre, el presupuesto que se presentó por parte de la administración para este ejercicio fue reducido en 36.500€, lo que ha hecho que ciertas partidas que estaban recogidas en el primitivo para afrontar facturas del pasado ejercicio y el adelanto de cuotas de miembros, se tuvieran que quitar del mismo.
Bjorn Svensvink manifiesta la C.P. Marbella Hill View y el mismo creen que se debería de hacer una auditoría externa de años anteriores para saber porque se ha llegado a esta situación.
Algunos miembros hacen referencia al coste de la misma.
Emilio Moleón toma la palabra y manifiesta que siempre se ha operado con los presupuestos aprobados sin necesidad de cuotas extras. Este año el único problema ha sido la reducción del presupuesto con respecto al propuesto por la administración, lo que ha hecho dejar fuera del mismo partidas que tenían cu cuenta la situación de partida.
Todos los presidentes son bienvenidos para ver la contabilidad en la las oficinas de la administración. Deben de tener en cuenta que todos los gastos de años anteriores se han aprobado por unanimidad así como los presupuestos.
Paul Cossins toma la palabra y manifiesta que cree que las cuentas se podrían presentar en otro formato que hiciese más comprensible su interpretación. No duda que están correctamente presentadas pero posiblemente con un cambio de formato se harían más comprensibles.
Emilio Moleón manifiesta que está totalmente abierto a sentarse con Paul Cossins y ver cómo podemos cambiar el formato de presentación de los balances al final de año para que la situación al final de cada ejercicio contable sea más fácil de entender. También explica que los balances han estado siempre presentados según nuestro plan contable y reflejan de forma exacta la situación financiera de la Comunidad.
John Webb toma la palabra para decir que posiblemente estamos hoy sentados en esta extraordinaria por el único motivo de haber reducido el presupuesto y propone que para años posteriores, si se decide bajar el presupuesto, antes se pregunte por las implicaciones que podría tener. Todos los miembros estuvieron de acuerdo con la reducción del mismo en su día que se ha constatado que no era posible.
José Prunello toma la palabra y manifiesta que la actual situación no es imputable ni al presidente ni a la administración.
Se propone hacer un grupo interno para comprobar la contabilidad de años anteriores.
Bjorn Svensvink se ofrece a formar parte de ese grupo. Paul Cossins y Ivan Waring también se ofrecen para unirse al mencionado grupo.
Emilio Moleón explica que la contabilidad está a disposición de los miembros y del grupo que quieran establecer. Manifiesta que, bajo su punto de vista, la revisión de años anteriores debería ser una forma de detectar posibles errores del pasado para no volver a repetirlos. En las comunidades que administra, es muy usual la figura del auditor interno, uno o varios propietarios dentro de la comunidad que se ofrecen a ver las cuentas al final de cada ejercicio contable y dar su informe en la asamblea de propietarios. Es algo que podemos también hacer en nuestra Comunidad.
José Prunello manifiesta que deberíamos de tener unas reglas de actuación desde el punto de vista del gasto para de esa forma poder determinar si se han cumplido o no las mismas en el trascurso de los años fiscales. Esta es la base principal de una auditoria, pero en estos momentos no existen esas normas escritas de actuación aprobadas por los miembros.
John Webb explica que el único camino para afrontar este año 2019 es la aprobación de la cuota extra propuesta por lo que propone pasar a la votación.
| John Wcbb (C.P. El Bosque de La Mairena) | 6,36% |
| John Wcbb Representa a C.P. Floresta La Mairena | 2,28% |
| John Wcbb Representa a Taylor Wimpey | 13,61% |
| Ivan Waring (C.P. Las Lomas del Soto 1 ) | 8,38% |
| José Prunello (C.P. El Soto de Marbella II-Fase II-) | 9,41% |
| Bjorn Svensvink (C.P. La Floresta Sur) Manifiesta que en nombre de su comunidad, La Floresta Sur, vota a favor pero con la condición de que se proceda a realizar la auditoria que ha propuesto. | 2,6% |
Total a favor: 6 miembros con el 42,64%
| Bjorn Svensvink Representa a C.P. Marbella Hill View | 7,51% |
| Paul Cossin.s (C.P. Mirador del Golf) Vota en contra porque antes de aprobarla le gustaría sentarse con Emilio Moleón y ver las facturas pagadas e impagadas de este periodo. | 27,93% |
Tota! en contra: 2 miembros con el 35,44%.
Queda aprobada la cuota extra de 40.000€ a facturar junto con el 4° trimestre del año en curso.
El John Webb manifiesta a todos que por motivos personales se tendrá que ausentar durante unas fechas y no podrá asistir a las próximas reuniones.
Rens, vicepresidente de la C.P. El Bosque de La Mairena y quién ha estado presente en esta Asamblea, se encargará de representar a su comunidad en las próximas reuniones.
Sin más asuntos que tratar, El Sr. Wcbb le da las gracias a todos los presentes por su asistencia y participación y cierra la Asamblea a las 17.20 horas.
John Webb C.P. El Bosque de la Mairena) Presidente. Administraciones Rodríguez S.L. Secretario/Administrador